Posted by Syukuran di halaman rumah, pembukaan kafe, atau arisan keluarga besar sering membutuhkan pengisi acara yang tidak terlalu ramai. Band akustik cocok untuk suasana seperti ini. Namun, memesan band akustik untuk acara kecil punya tantangan sendiri: panggung sempit, sound system terbatas, dan tamu yang datang silih berganti. Tujuh langkah berikut membantu Anda menyiapkannya sejak jauh hari.
1. Tentukan dulu bentuk penampilan yang Anda butuhkan
Band akustik bukan satu format tunggal. Ada duo gitar dan vokal, trio dengan perkusi ringan, ada juga formasi lengkap dengan bass dan keyboard. Jumlah personel menentukan luas area yang dibutuhkan, jumlah mikrofon, dan durasi loading yang lebih panjang.
Kalau acara berlangsung di ruang tamu atau teras, duo atau trio lebih realistis. Formasi lima orang biasanya baru masuk akal ketika acara digelar di halaman atau ruangan dengan kapasitas puluhan tamu. Tulis kebutuhan ini sebelum menghubungi musisi supaya percakapan tidak berputar-putar.
2. Sesuaikan lagu dengan suasana acara, bukan selera pribadi
Acara syukuran keluarga berbeda rasanya dengan pembukaan toko. Untuk syukuran, lagu pop Indonesia era 90-an sampai 2000-an biasanya lebih diterima tamu segala usia. Untuk pembukaan kafe, band akustik bisa membawakan aransemen akustik dari lagu-lagu yang sedang populer.
Bicarakan daftar lagu saat memesan. Banyak band akustik menyediakan daftar lagu tetap, sebagian menerima permintaan khusus dengan biaya tambahan untuk latihan. Kalau Anda ingin memasukkan nuansa lagu pop Eropa sebagai selingan, ada baiknya memahami dulu karakter lagunya lewat panduan 7 cara menikmati lagu pop Eropa untuk pendengar baru agar pilihan lagu tetap masuk akal untuk tamu Indonesia.
3. Ukur ruang dan periksa sumber listrik
Datang ke lokasi sebelum hari-H, lalu ukur area yang akan dipakai band. Catat jarak antara area band dan stopkontak terdekat. Band akustik memang tidak sekeras band listrik, tetapi mereka tetap membawa mixer, speaker, dan mungkin ampli gitar kecil.
Periksa juga apakah ada aturan dari pengelola gedung soal volume suara atau jam tampil. Untuk acara di perumahan, jam tampil biasanya dibatasi hingga pukul 22.00. Informasi ini harus masuk ke kesepakatan sebelum band datang.
4. Minta daftar kebutuhan teknis tertulis
Setiap band akustik punya kebutuhan berbeda. Ada yang membawa seluruh sound system sendiri, ada yang hanya membawa instrumen dan meminta penyelenggara menyiapkan sound. Minta daftar ini secara tertulis, lalu cocokkan dengan peralatan yang tersedia di lokasi.
Contoh kebutuhan yang sering muncul:
- Dua sampai empat mikrofon dinamis lengkap dengan stand
- Satu stopkontak dengan daya cukup untuk mixer dan speaker aktif
- Area beratap jika acara digelar di luar ruangan
- Kursi tanpa sandaran tangan untuk pemain gitar
- Air mineral untuk personel selama tampil
Kalau lokasi tidak punya sound system memadai, tanyakan apakah band menyediakan sewa alat atau Anda perlu mencari vendor terpisah. Perbedaan ini memengaruhi anggaran, jadi baca juga panduan cara menentukan budget booking band untuk acara supaya perhitungan Anda tidak meleset.
5. Sepakati durasi tampil dan jeda
Band akustik jarang tampil tiga jam nonstop. Format yang lazim adalah dua sampai tiga sesi dengan jeda 10 hingga 15 menit. Durasi total biasanya dua sampai tiga jam, tergantung kebutuhan acara.
Tanyakan berapa lama waktu yang dibutuhkan band untuk bersiap sebelum tampil. Band akustik umumnya butuh 30 sampai 45 menit untuk soundcheck di lokasi. Waktu ini harus masuk ke rundown acara, terutama jika acara punya sesi resmi seperti sambutan atau doa yang tidak boleh terganggu suara alat musik.
6. Tulis kesepakatan secara ringkas
Acara kecil sering dianggap tidak perlu kontrak. Anggapan ini keliru ketika ada uang muka dan tanggal yang harus dikunci. Kontrak sederhana cukup memuat tanggal, lokasi, jam tampil, durasi, formasi personel, besaran honor, uang muka, dan ketentuan pembatalan.
Cantumkan juga siapa yang menyediakan sound system dan siapa yang menanggung biaya transportasi. Untuk urusan ini, contoh susunan pasal bisa Anda tiru dari cara menyusun kontrak booking musisi untuk acara. Kontrak tidak perlu panjang, yang penting jelas dan ditandatangani kedua pihak.
7. Jaga komunikasi sampai hari-H
Konfirmasi ulang tiga sampai lima hari sebelum acara. Tanyakan apakah ada perubahan lokasi, jumlah tamu, atau susunan acara. Kirim ulang rundown dan peta lokasi, termasuk info parkir dan pintu masuk untuk kendaraan pengangkut alat.
Pada hari-H, sediakan satu orang dari pihak Anda yang bertugas menjadi penghubung band. Orang ini yang mengatur waktu tampil, memberi tanda kapan sesi harus berakhir, dan menangani permintaan mendadak dari tamu. Tanpa penghubung, band sering kebingungan harus menghubungi siapa ketika ada perubahan.
Untuk acara yang lebih besar dengan panggung dan penonton banyak, langkah-langkah di atas perlu ditambah. Panduan cara booking band untuk festival musik bisa menjadi rujukan lanjutan bila skala acara Anda berkembang.
Ringkasan
Booking band akustik untuk acara kecil bertumpu pada kejelasan sejak awal: bentuk penampilan, daftar lagu, kebutuhan teknis, durasi, dan kesepakatan tertulis. Semakin rinci informasi yang Anda berikan, semakin kecil kemungkinan ada kejutan di hari-H. Jika Anda masih ragu memilih formasi yang pas untuk tamu tertentu, panduan cara memilih band untuk acara ulang tahun dan gathering bisa membantu mempersempit pilihan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah band akustik bisa tampil tanpa sound system dari penyelenggara?
Bisa, asalkan band membawa peralatan sendiri. Tanyakan ini saat memesan karena tidak semua band akustik menyediakan sound system lengkap. Sebagian hanya membawa instrumen dan meminta penyelenggara menyiapkan mikrofon serta speaker.
Berapa lama waktu soundcheck yang wajar untuk acara kecil?
Umumnya 30 sampai 45 menit, tergantung jumlah personel dan peralatan. Untuk duo atau trio, waktu 30 menit biasanya cukup. Sisakan waktu tambahan jika acara digelar di ruangan dengan akustik yang rumit atau banyak permukaan keras.
Apakah perlu uang muka untuk memesan band akustik?
Sebagian besar musisi meminta uang muka sebagai tanda jadi, biasanya berkisar sebagian dari total honor. Besarannya berbeda antar band, jadi tanyakan langsung dan minta kuitansi. Uang muka melindungi kedua pihak: Anda mendapat tanggal yang pasti, musisi mendapat kepastian kerja.