Posted by Kamu ditunjuk jadi panitia acara kantor, dan tiba-tiba harus mencari band yang bisa tampil di malam tahunan perusahaan. Mencari band bukan sekadar menghubungi satu nomor lalu sepakat soal harga. Ada urutan kerja yang perlu diikuti supaya acara tidak berantakan di hari-H.
Panduan ini untuk kamu yang baru pertama kali mengurus booking band untuk acara kantor, baik gathering, ulang tahun perusahaan, maupun perpisahan karyawan.
Mulai dari bentuk acara, bukan dari nama band
Kesalahan pemula adalah langsung mencari band terkenal sebelum tahu bentuk acaranya. Jenis acara menentukan kebutuhan musiknya.
Acara resmi dengan pembukaan oleh direktur biasanya butuh band yang bisa main lembut di awal, lalu naik tempo saat sesi bebas. Acara santai di kantor bisa cukup dengan duo akustik. Kalau acaranya di luar ruangan dan berlangsung siang hari, pertimbangkan sound yang tahan panas dan angin.
Tulis dulu jawaban atas empat hal ini:
- Berapa lama durasi penampilan yang dibutuhkan, termasuk jeda istirahat band?
- Apakah ada sesi resmi seperti sambutan atau penyerahan penghargaan?
- Berapa perkiraan jumlah tamu yang hadir?
- Apakah acara di dalam ruangan atau luar ruangan?
Jawaban ini yang nanti kamu kirim ke calon band. Semakin jelas informasi awal, semakin cepat mereka memberi gambaran biaya dan formasi yang cocok.
Memilih band yang sesuai skala acara
Band dengan formasi lengkap belum tentu cocok untuk ruangan kecil. Duo akustik bisa tenggelam kalau acaramu diadakan di aula besar dengan ratusan tamu.
Perhatikan tiga hal berikut saat menyeleksi band:
- Formasi: berapa personel dan alat apa saja yang mereka bawa sendiri.
- Repertoar: apakah mereka bisa memainkan lagu yang cocok untuk tamu kantor, dari pop Indonesia sampai lagu cover internasional.
- Pengalaman: apakah mereka pernah tampil di acara serupa dengan jumlah tamu yang mirip.
Minta rekaman penampilan live, bukan hanya rekaman studio. Rekaman live menunjukkan bagaimana mereka berinteraksi dengan penonton dan menjaga suasana.
Menghitung anggaran dengan realistis
Banyak panitia kaget saat tahu kisaran biaya band untuk acara kantor. Harga dipengaruhi durasi tampil, jumlah personel, jarak perjalanan, dan kebutuhan sound system.
Kalau kamu ingin menyusun angka yang masuk akal sebelum menghubungi band, tetapkan dulu plafon dari anggaran acara keseluruhan. Sisihkan porsi untuk band, sound, dan konsumsi tim. Setelah itu bandingkan penawaran dari beberapa penyedia.
Untuk mempelajari cara menyusun angka dan pos-pos pengeluaran, kamu bisa membaca panduan cara menentukan budget booking band untuk acara yang membahas rincian biaya dari sewa alat sampai transportasi.
Menyiapkan daftar lagu bersama
Jangan biarkan band memilih semua lagu sendiri, tapi juga jangan memaksakan daftar lagu yang tidak mereka kuasai.
Siapkan tiga daftar pendek:
- Lagu untuk pembukaan, biasanya bertempo sedang dan tidak terlalu ramai.
- Lagu untuk sesi utama, campuran lagu populer yang bisa dinyanyikan bersama.
- Lagu penutup, bertempo cepat agar tamu ikut berdiri.
Kirim daftar ini minimal dua minggu sebelum acara. Beri ruang bagi band untuk mengganti satu atau dua lagu kalau ada yang tidak cocok dengan gaya mereka.
Mengurus hal teknis yang sering terlupakan
Masalah di hari-H biasanya bukan soal musik, tapi soal listrik, ruang, dan waktu.
Beberapa hal yang perlu kamu pastikan jauh hari:
- Titik listrik yang cukup untuk amplifier dan sound system, serta apakah perlu genset tambahan.
- Area panggung atau ruang kosong minimal untuk formasi band, termasuk ruang gerak vokalis.
- Jadwal sound check, sebaiknya sebelum tamu mulai berdatangan.
- Tempat parkir dan jalur bongkar muat alat.
Kalau acaramu berlangsung di gedung sewaan, tanyakan aturan soal kebisingan dan jam operasional. Beberapa gedung membatasi volume suara setelah pukul tertentu.
Mengunci kesepakatan lewat kontrak sederhana
Kesepakatan lisan sering menimbulkan salah paham, terutama soal durasi tambahan atau permintaan lagu mendadak. Buat perjanjian tertulis yang memuat nama band, tanggal, jam tampil, durasi, biaya, dan cara pembayaran.
Cantumkan juga poin tentang uang muka, pembatalan, dan apa yang terjadi kalau acara mundur dari jadwal. Untuk urusan ini, panduan cara menyusun kontrak booking musisi untuk acara bisa membantu kamu menyusun klausul dasarnya.
Kalau acaramu bersifat pernikahan atau melibatkan banyak kepentingan keluarga, cara booking band pernikahan tanpa drama di hari-H juga relevan karena prinsip koordinasinya mirip dengan acara kantor berskala besar.
Menjaga komunikasi menjelang hari-H
Konfirmasi ulang seminggu sebelum acara. Tanyakan kesiapan mereka, jumlah personel yang datang, dan apakah ada perubahan kebutuhan alat.
Buat grup komunikasi berisi kamu sebagai penanggung jawab acara, perwakilan band, dan tim sound. Semua perubahan mendadak sebaiknya lewat grup ini supaya tidak ada informasi yang tercecer.
Saat hari-H, siapkan satu orang dari panitia yang khusus mendampingi band. Orang ini yang mengatur waktu tampil dan menyampaikan permintaan mendadak dari pimpinan acara.
Ringkasan
Booking band untuk acara kantor berjalan lancar kalau kamu mulai dari bentuk acara, bukan dari nama band. Pilih formasi yang sesuai skala, tetapkan anggaran sejak awal, sepakati daftar lagu, dan kunci semua kesepakatan secara tertulis. Sisakan waktu untuk konfirmasi ulang agar hari-H tidak penuh kejutan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Berapa lama sebelumnya sebaiknya mulai mencari band?
Idealnya satu sampai dua bulan sebelum acara. Band yang punya jadwal padat biasanya sudah terisi jauh hari, terutama di akhir pekan dan musim liburan. Kalau acaramu berskala besar, mulai mencari dua bulan sebelumnya memberi ruang untuk negosiasi dan perubahan rencana.
Apakah band biasanya menyediakan sound system sendiri?
Tergantung paket yang ditawarkan. Beberapa band membawa alat musik sendiri tapi tidak membawa sound system, sehingga kamu perlu menyewa terpisah. Tanyakan detail ini sejak awal supaya anggaranmu tidak membengkak di menit terakhir.
Bagaimana kalau jumlah tamu bertambah dari perkiraan?
Beri tahu band dan tim sound sesegera mungkin. Penambahan tamu biasanya berpengaruh pada kebutuhan mikrofon tambahan dan pengaturan volume. Kalau perubahan terjadi setelah kontrak ditandatangani, diskusikan biaya tambahannya secara terbuka.